Datenfreigabe & Einwilligung
Sie entscheiden, wer welche Unterlagen zu welchem Zweck erhalten darf. AGB und Interessentenfreigabe sind getrennt.
Einzelne Empfänger statt pauschaler Zustimmung
Banken, Investoren, Unternehmensberatungen, Kaufinteressenten und sonstige begründet interessierte Dritte sind nur mögliche Kategorien. Die Erklärung muss die konkrete Organisation und Kontaktperson mit E-Mail, das Land, den Zweck, die einzelnen Dokumentversionen und ein Ablaufdatum nennen. Ein neuer Empfänger oder eine andere Verwendung benötigt eine neue Erklärung.
Rechtsverbindlicher Nachweis
Die unterzeichnete Erklärung ist mit Firmenname, Unterzeichner, Funktion und Vertretungsnachweis als PDF im Mandat zu hinterlegen; zusätzlich die Vertraulichkeitsvereinbarung. FIRMWERT protokolliert Benutzerkennung, Zeitpunkt, Textversion, Prüfsumme, Dokumentstände und Prüfvermerk. Eine einfache Online-Bestätigung beweist allein weder die Vertretungsbefugnis noch eine qualifizierte elektronische Signatur.
Datenschutz und Auslandszugriff
Die Erklärung erlaubt die Offenlegung von Unternehmensinformationen im festgelegten Umfang. Sie ersetzt keine erforderliche Rechtsgrundlage für personenbezogene Daten anderer Personen. Nicht benötigte Mitarbeiter- oder Kundendaten sind zu schwärzen bzw. zu anonymisieren. Besondere Datenkategorien sind gesondert zu prüfen. Auslandstransfers erfordern die gesetzlichen Voraussetzungen zusätzlich zur Firmenfreigabe.
Freiwillig, befristet und widerrufbar
Kein vorausgewähltes Kästchen, keine automatische Weitergabe und keine Zustimmung zu Werbung. Die interne Bewertung ist ohne Freigabe möglich. Widerruf jederzeit über „Datenfreigaben“ im Kundenportal oder hallo@werkform.ai für die Zukunft. Bereits rechtmäßig erfolgte Verarbeitungen bleiben unberührt; heruntergeladene Dateien können nicht zurückgerufen werden.
Aktueller Ablauf
1. Unterlagen und unterschriebene Nachweise hochladen. 2. Erklärung für einen Empfänger im Kundenportal erfassen. 3. Unabhängige Prüfung dokumentieren. 4. Erst nach unabhängiger Abnahme von Empfängerrechten, Nachweisen und Sicherheitsbetrieb darf ein externer Zugriff aktiviert werden. Der Pilot speichert Erklärungen, eröffnet aber noch keine externen Zugänge.
Erklärungsvorlage
Die im Portal angezeigte Erklärung wird zusammen mit allen konkreten Angaben gespeichert. Sie kann vor der Bestätigung gedruckt und unterzeichnet werden. Eine individuelle Rechtsprüfung und gegebenenfalls formgerechte Signatur bleiben erforderlich. Zum Kundenportal ↗