Datenschutzerklärung
Ihre Unterlagen bleiben zweckgebunden. Eine Weitergabe an Interessenten erfordert eine gesonderte Freigabe.
1. Verantwortliche Stelle
Kontakt im Pilot: WERKFORM.ai, Bahnhofstrasse 57, 9320 Arbon, Schweiz, hallo@werkform.ai. Die genaue rechtliche Betreiberfirma wird im Impressum vor dem kommerziellen Start ergänzt. Es gelten das Schweizer DSG und, soweit räumlich und sachlich anwendbar, die DSGVO.
2. Daten und Zwecke
Verarbeitet werden technisch notwendige Verbindungsdaten, Anmeldeinformationen (Benutzerkennung, Name, E-Mail), Mandatsstammdaten, hochgeladene Unternehmensunterlagen, Berechnungen, Prüfvermerke, Aufgaben, Projektkommunikation, E-Mail-Entwürfe und Versandstatus, Zahlenbelege sowie Vorgangsprotokolle. Zwecke sind Betrieb, Zugangsschutz, Bearbeitung des beauftragten Mandats, Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsabwehr. Bitte Testunterlagen verwenden, solange der Pilotstatus besteht.
3. Grundlagen und getrennte Freigabe
Soweit die DSGVO gilt, kommen insbesondere Vertragsdurchführung bzw. Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b), rechtliche Pflichten (lit. c), nach Abwägung Betriebssicherheit (lit. f) sowie für die freiwillige Interessentenfreigabe eine gesonderte Einwilligung (lit. a) in Betracht. Für Mitarbeiter-, Kunden- oder sonstige Drittdaten sind die jeweils zutreffenden Rechtsgrundlagen und Informationspflichten gesondert zu prüfen. Die Unternehmensfreigabe ist keine Einwilligung dieser Personen.
4. Banken, Investoren, Berater und Käufer
Als mögliche Empfänger kommen konkret benannte Banken, Investoren, Unternehmensberater, Kaufinteressenten und andere begründet interessierte Dritte in Betracht. Es gibt keinen pauschalen oder öffentlichen Zugriff. Jede Freigabe bezeichnet Empfänger mit Organisation und Kontakt, Zweck, Dokumentversionen, Empfängerland, Laufzeit und Befugnis des Unterzeichners. Erweiterungen erfordern eine neue Freigabe. Im Pilot werden Freigaben und Prüfungen dokumentiert; externe Zugänge bleiben bis zur unabhängigen Betriebsfreigabe technisch gesperrt.
5. Dienstleister und KI
Die Veröffentlichung und Anmeldung erfolgen über OpenAI ChatGPT Sites; Cloudflare Workers, D1 und R2 stellen Anwendung, strukturierte Daten und Dateien bereit. Die dafür geltenden Dienstleistungs-, Auftragsbearbeitungs- und Übermittlungsbedingungen sowie tatsächliche Speicherorte sind vor vertraulicher Produktivnutzung zu vervollständigen und vertraglich zu prüfen. Es wird keine ausschließliche Speicherung in der Schweiz zugesagt. VALO bietet öffentliche Website-Auszüge sowie im angemeldeten Projektkonto eine getrennte, zugriffsgeschützte Regelhilfe. Für diese Projektregelhilfe werden keine vertraulichen Inhalte an externe KI-Dienste übermittelt. E-Mail-Entwürfe und Testverläufe werden im Projekt gespeichert; Testverarbeitung erreicht keine externen Empfänger. Ein echter Versanddienst muss vor Aktivierung gesondert eingerichtet und datenschutzrechtlich geprüft werden. Wird später ein Sprachmodell zugeschaltet, sind Anbieter, Zwecke, Übermittlungen und Aufbewahrung vorab zu ergänzen; Unternehmensdateien werden nicht automatisch an ein Modell versandt. Keine allein automatisierte Kredit- oder Investitionsentscheidung.
6. Ausland und Weitergabe
Vor Zugriff aus dem Ausland sind Empfängerstaat, Angemessenheit oder geeignete Garantien und ergänzende Schutzmaßnahmen zu prüfen (Art. 16/17 DSG bzw. Kapitel V DSGVO). Eine allgemeine Checkbox ersetzt diese Prüfung nicht. Die Erklärung erfasst keine Werbung, Veröffentlichung oder Weitergabe an unbenannte Empfänger. Eigene zwingende Pflichten eines Empfängers sind gesondert transparent zu machen.
7. Speicherung und Löschung
Mandatsdaten werden für die Bearbeitung vorgehalten; der Kontoinhaber kann im Pilot ein Mandat samt Dateien und zugehörigen Daten löschen. Löschung beseitigt derzeit auch die mandatsbezogene Historie und Freigabenachweise. Ein verbindliches Aufbewahrungs- und Nachweiskonzept einschließlich gesetzlicher Fristen und Sicherungskopien ist vor dem Produktivstart festzulegen. Es wird keine dauerhafte oder manipulationssichere Archivierung behauptet.
8. Rechte und Widerruf
Je nach anwendbarem Recht bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenherausgabe/-übertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kann jederzeit im Kundenportal oder per E-Mail an hallo@werkform.ai für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit früherer Verarbeitung bleibt unberührt. Ein Widerruf kann bereits heruntergeladene Kopien nicht technisch zurückholen. Beschwerden können an den EDÖB oder eine zuständige Datenschutzaufsicht im EWR gerichtet werden.
9. Browser-Speicher und Sicherheit
Die Website startet bei jedem Laden im Dunkelmodus. Eine manuelle Hell-/Dunkelwahl gilt für die aktuell geöffnete Seite. Für Anmeldung und Schutz können technisch notwendige Sitzungsinformationen der Plattform anfallen. Es sind keine eigenen Marketing- oder Analysewerkzeuge eingebaut. Anmeldung, zusätzlicher TOTP-Faktor, Mandatstrennung, befristete interne Rollen und Downloadprotokolle sind umgesetzt. Der zweite Faktor verwendet einen verschlüsselt gespeicherten Schlüssel, gehashte Wiederherstellungscodes und eine HttpOnly-Sitzung mit acht Stunden Laufzeit. Lokale Text- und OCR-Verarbeitung erfolgt im Browser; gespeicherter Text und bestätigte Zuordnungen werden mit Historie im Mandat abgelegt. Professioneller Malware-Scanner, Signaturvalidierung und unabhängige Sicherheitsabnahme sind noch offen. Keine sensiblen Personendaten oder ungeschwärzten Geheimnisse in den öffentlichen Chat eingeben.
10. Quellen und Stand
Stand: 18.10.2026. EDÖB: Informationspflicht · EDÖB: Ausland · DSGVO. Diese auf den Pilot abgestimmte Arbeitsfassung muss vor dem kommerziellen Start anhand des tatsächlichen Betriebs anwaltlich finalisiert werden.